PRAKTIJKVOORBEELD


Afwijkende leverbetrouwbaarheid

In haar dagelijkse werkzaamheden als QA medewerker op een kwaliteitsafdeling kreeg Lara vaker te maken met slecht scorende leveringen. Hoe zij hiermee omging en welke acties daaraan verbonden waren, vertelt ze in deze praktijkcasus.

“Regelmatig gebeurde het dat een leverancier niet voldeed aan de door ons gestelde kwaliteits- of veiligheidseisen. Dit veroorzaakte problemen in de planning. Daardoor liep niet alleen de productie vertraging op, maar het zorgde ook voor problemen in onze leverbetrouwbaarheid.”

Inspelen op de marktvraag

“De markt geeft aan wat er nodig is. Op basis daarvan maakte onze Supply Chain afdeling een productieplanning. Elke ochtend zat ik samen met de afdeling Planning om te kijken welke grondstoffen er diezelfde dag, of week, nodig waren om aan deze vraag te voldoen.”

Afwijkende leveringen

“Wanneer ik een afwijking in een levering binnenkreeg, dan besprak ik met de afdeling Planning het vervolg. Hadden zij die grondstof dezelfde dag nodig? Dan bepaalde de grootte van de afwijking op dat moment of we de planning wilden omgooien. Was de afwijking te minimaal? Dan mocht ik die dag aan de bak om ervoor te zorgen dat de grondstof toch vrijgegeven werd.”

“Zodra het ging om een afwijking in de veiligheid van de grondstof, dan werd de planning hoe dan ook omgegooid. In overleg met de leverancier bespraken we de consequenties, zoals het afvoeren van de grondstof en eventuele vernietiging van de grondstof. De kosten verbonden hieraan waren voor de leverancier. Ook kon de leverancier een flinke zogenoemde boete verwachten.”

“Ging het om een afwijking in de kwaliteit? Dan losten we dit soms intern op, afhankelijk van de grootte van de afwijking. Zo konden we de grondstof alsnog gebruiken.”

Een probleem intern oplossen

“Een voorbeeld van zo’n kwaliteitsafwijking was een beschadigde pallet. Het warehouse was verplicht om een volledige lading van een grondstof te blokkeren, wanneer de verpakking beschadigd was. In dit geval betekende dat die ene beschadigde pallet ervoor zorgde dat een volledige levering, bestaande uit meerdere pallets, werd belemmerd. Op zo’n moment ging ik met de afdeling Planning om de tafel. Ik achterhaalde hoeveel zij nodig hadden van een grondstof. Bleek dat ze prima één pallet konden missen? Dan kon de uitlevering gewoon doorgaan, mits er niet meer belemmeringen waren. Vervolgens ging ik naar het warehouse om de rest van de levering te controleren op beschadigingen. In dit geval bleek er verder niets mis te zijn.” “In het systeem scheidde ik de beschadigde pallet van de goede levering. In het warehouse verwerkten ze dit in de praktijk. Zo konden we de levering ‘gewoon’ vrijgeven en kon de productie via de initiële planning verlopen. Vanuit de kwaliteitsafdeling nam iemand contact op met de leverancier. Zij hadden contact over het afvoeren van de beschadigde pallet en over het bepalen van de consequenties. Dit laatste deden we samen om te kijken hoe we de leverbetrouwbaarheid van de leverancier op peil konden houden.”

De sleutel tot het borgen van de leverbetrouwbaarheid

“Een heldere en frequente communicatie is cruciaal om de leverbetrouwbaarheid te waarborgen. Wanneer het voor mij duidelijk was dat een grondstof niet tijdig vrijgegeven kon worden, besprak ik dit met Planning. Zo konden zij eventueel een andere grondstof aanvragen, de planning omgooien of met het management overleggen.” “Zodra het een lastige, maar op te lossen situatie was, communiceerde ik dat duidelijk. Gedurende het gehele proces hield ik de afdeling Planning op de hoogte. Dit werkte niet alleen in hun voordeel, maar ook in dat van mij. Wanneer ik veel moeite deed om een grondstof alsnog vrijgegeven te krijgen, dan stond de planningsafdeling klaar om mij te helpen. Juist doordat we hierover helder communiceerden, konden zij mij ook helpen.”

“Zodra het ging om een afwijking in de veiligheid van de grondstof, dan werd de planning hoe dan ook omgegooid.”
Lara Wijnberg, interim Quality professional

Wil jij weten hoe Yor-in je kan helpen?