Leverbetrouwbaarheid in de keten

Het creëren van een goed product draait om samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen een fabriek. Waar Supply Chain verantwoordelijkheid draagt voor onder andere planningen, transport en voorraden; zorgt Quality ervoor dat de productkwaliteit hoog blijft en dat documenten kloppen. Doordat er zoveel schakels binnen een productielijn van invloed zijn op het eindproduct kan er ook veel misgaan. Door goed samen te werken verklein je de kans op fouten. Hoe de afdeling Quality en Supply Chain elkaar kunnen versterken, lees je hieronder.

“Een productiebedrijf moet niet alleen goed zijn in het maken van kilo’s of stuks, maar ook in het maken van goede kilo’s en goede stuks. Daar speelt QA een rol, omdat zij de systemen zo kunnen opzetten dat ze kunnen waarborgen dat er zoveel mogelijk goede producten of goede stuks uit die fabriek komen.” Frank van der Wees, QA Manager

De rol van Supply Chain

De afdeling Supply Chain maakt planningen van transporten gebaseerd op verkoopverwachtingen, transporttijden en lokale voorraden. Daarnaast onderhouden zij contact met de klant. Een goede communicatie tussen jou (als leverancier) en de klant is cruciaal om zo goed mogelijk te kunnen plannen en forecasten. Een goede planning voorziet de klant van het gewenste product, in de juiste volumes en binnen de afgesproken levertijd. Een voorwaarde om de planning te volgen is de tijdige beschikbaarheid van een goedgekeurd product. Hier komt de rol van de Quality afdeling om de hoek kijken. Om te toetsen of je een voldoende betrouwbaar product aflevert, maak je gebruik van tussentijdse metingen en eindcontroles. Op dit proces houdt de afdeling Quality toezicht en weet daardoor tussentijds bij te sturen waar nodig.

Quality in de keten

De afdeling Quality ondersteunt de productie door grondstoffen, halffabrikaten en producten te testen. In samenwerking met de productie, de inkoopafdeling en Research & Development stelt Quality deze normen op. Waardoor kunnen zij kwaliteitscontroles door de gehele keten uitvoeren. Dit resulteert in een set procedures, werkwijzen en specificaties waaraan een onderdeel moet voldoen. Wanneer onderdelen volgens de afgesproken maatstaven scoren, dan is de uitslag volgens de norm. Het onderdeel voldoet dan aan de daaraan gestelde kwaliteitseisen.

“Als een fabriek de goede producten levert, dan is het voor Supply Chain heel makkelijk om daar een Supply Planning op te maken. Waardoor zij kunnen garanderen dat het product ook op tijd bij de klant komt.” Frank van der Wees, QA Manager

Elkaar versterken

Het opstellen van acceptatie standaarden, procedures en werkwijzen komt op meer plekken van pas. Door in de gehele keten processen te standaardiseren en te waarborgen kun je efficiëntie en effectiviteitswinst behalen. Vanuit een dubbelrol als QA en Supply Chain Manager vertaalde Frank van der Wees dit onder andere naar een acceptatie standaard voor orders, het opnemen van regelmatige audits bij leveranciers en door levertijden op te nemen in SLA’s. Door het afstemmen van deze onderdelen wist Frank samen met zijn team een hoge leverbetrouwbaarheid te realiseren. Acceptatie standaarden voor orders Een productie starten wordt gunstig bij een minimale afname van het aantal stuks of kilo’s. Daarnaast houd je rekening met het vervoeren van de productie. Om de kosten te drukken zorg je ervoor dat je zoveel mogelijk van de laadruimte benut. Frank vertaalde dit naar een acceptatie standaard voor orders. De acceptatie standaarden waren als volgt: orders met een overzeese bestemming moesten minimaal 90% van de laadruimte benutten en vrachtwagenvervoer werd enkel geaccepteerd bij een volle trucklading. Voor orders per treintransport was er meer flexibiliteit, maar dit gebeurde minder. En voor luchtvracht? Door de processen goed op elkaar af te stemmen bleek luchtvracht slechts bij hoge uitzondering nodig. Levertijden opnemen in SLA’s In het ordermanagement systeem nam Frank ook de levertijden van hun leveranciers mee. Deze levertijden konden ze onttrekken uit de opgestelde SLA’s. In deze overeenkomsten stonden ook welke sancties er kwamen wanneer de leverancier zijn afspraken niet nakwam. Door goede afspraken te maken met andere leveranciers kon Frank het transport in een vroeg stadium regelen. In de meeste gevallen vervoerden ze via zeecontainers, daarna via vrachtwagenvervoer en als laatste optie kozen ze voor de trein. Multimodaal transport kwam ook veel voor. Audits bij producenten Met enige regelmaat bezocht Frank de productielocaties. Tijdens deze bezoeken onderwierp hij ze aan een audit. Daarin checkte hij of de QA systemen zo waren ingericht dat ze een hoge FTR konden borgen. Door hier voldoende zekerheid te creëren kon Frank ruim van te voren de transporten plannen. De juiste tools en trainingen Om een acceptatie standaard voor orders te implementeren werk je samen met de afdeling die de orders plaatst. In het geval van Frank werkte hij samen met de afdeling Sales. Om ervoor te zorgen dat Sales de standaard accepteerde, verzorgde Frank trainingen voor zijn Sales collega’s. Hierin leerde en ondersteunde hij het team om met de juiste tools te werken. Op die manier zorgde hij ervoor dat het proces goed werd geïmplementeerd en geborgd. Vanzelfsprekend hield Frank zijn Sales collega’s aan hun afspraken. Wanneer zij een order invoerden die niet voldeed aan de acceptatie standaard, werd de order geweigerd.

Het resultaat van samenwerking

In het geval van Frank droeg de samenwerking tussen QA en Supply Chain bij aan de leverbetrouwbaarheid. Door in een vroeg stadium orders te managen kon hij productieorders optimaal en tijdig plannen. Zo maakte hij goede afspraken met producenten over levertijden, waardoor hij het transport in een vroeg stadium kon regelen. Tijdens de productie werden grondstoffen en halffabrikaten regelmatig aan een audit onderworpen. Op die manier controleerde Frank of de QA systemen zodanig waren ingericht dat ze een hoge FTR konden waarborgen. Daardoor kon hij met een behoorlijke zekerheid uitgaan van een tijdige afronding van het eindproduct en transporten plannen. Door het afstemmen van orders, levertijden van leveranciers, kwaliteitscontroles gedurende het productieproces en transporttijden waren Frank en zijn team in staat tot het realiseren van een hoge leverbetrouwbaarheid. Maarliefst 85% (!) Dit behaalde hij met een keten die bestond uit 320 KU’s. Deze werden door negen producenten wereldwijd geproduceerd en naar 47 klanten wereldwijd gedistribueerd.

Volgend artikel: Praktijkvoorbeeld