Het meten van leverbetrouwbaarheid

Binnen organisaties meten we prestaties meestal aan de hand van Key Performance Indicators (KPI). In het Nederlands noemen we dit ook wel kritieke prestatie indicatoren. Door een variabele (indicator) aan te wijzen kunnen we de prestaties van een organisatie, productielijn of team meten. Ze maken de voortgang meetbaar en concreet. Zo kun je zien waar je het goed doet en waar nog werk te doen valt. Om de leverbetrouwbaarheid te meten maken we eveneens gebruik van KPI’s, we lichten de volgende twee toe: On time in full en First time right.

KPI: On time in full

Quality staat voor veiligheid en kwaliteit. Het voornaamste doel van kwaliteit is het voldoen aan de klantwensen. Voor een levering bestaat die wens uit een tijdige, veilige en kwalitatief juiste order. Om een tijdige, veilige en kwalitatieve levering te realiseren dienen productie en transport optimaal samen te werken. Vanuit Quality oogpunt bestaat de leverbetrouwbaarheid uit vier onderdelen, namelijk (1) op tijd leveren, (2) volledig leveren, (3) no error en (4) no compliant. In de praktijk herkennen we de term On time in full (OTIF) waarschijnlijk beter. Te samen vormen de vier componenten, binnen een afgestemde ratio, een optimale en foutvrije levering naar klanten toe.

De componenten

Het begrip On time in full (OTIF) meten we aan de hand van de vier componenten. Tot de klantorder rekenen we de overeengekomen datum, hoeveelheden en productkwaliteit. Het eerste begrip ‘on time’ staat voor het op tijd leveren van de klantorder. De definitie van ‘in full’ vullen we breder in. Hierin zijn de juiste hoeveelheden, de juiste papieren en de (minimale) kwaliteitseisen van belang. Onder ‘no error’ verstaan we een levering die zonder fouten bij de klant terecht komt. Hieronder vallen ook after sales trajecten, als product retouren, coulance bij creditnota’s en foutief berekende prijzen of foutief gefactureerde orders. Het laatste onderdeel ‘no compliant’ betreft onnodig contact met de klant, zoals binnenkomende klachten of weglopende klanten.

Hoe meet je de OTIF?

Wanneer je OTIF meet kun je kiezen uit drie opties: (1) meten op orderniveau, (2) meten op regelniveau of (3) meten op itemniveau. De keuze voor een optie hangt af van de diversiteit van een levering en de afwikkeling van de onderstroom. Stel, je hebt te maken met verschillende leveringen die je onder één order plaatst. Dan is meten op orderniveau niet representatief, maar wil je meten op regel- of itemniveau. Het doel is om tot een realistische OTIF te komen, daarvoor moet je onderscheid maken in het niveau wat je meet.

Quality KPI: First time right

Een belangrijke tweede pijler is de First time right (FTR) score. Dit is de mate waarin een getest onderdeel bij de eerste test aan de score voldoet. Een hoge FTR geeft aan dat een levering tijdig, volledig en volgens (kwaliteits)verwachting voldoet bij die eerste keer. Een lage FTR score betekent in veel gevallen extra werk. Bijvoorbeeld doordat een levering niet volledig is geleverd en je een deel nastuurt. Of wanneer je achteraf een fout ontdekt in de productie, in het ergste geval leidt dit tot een terugroepactie.

Hoe meet je de FTR?

Het meten van de FTR is afkomstig uit de Lean Six Sigma methodiek. Deze methodiek richt zich op het verkrijgen van meer controle op bedrijfsprocessen. Met als uitgangspunt het voorkomen van fouten door de focus te leggen op de kwaliteit van bedrijfsprocessen. Om de FTR als KPI te implementeren is het van belang dat: (1) bedrijfsprocessen op orde zijn, (2) er duidelijke richtlijnen voor bedrijfsprocessen zijn (zoals handleidingen, procedures en instructies) en (3) medewerkers getraind zijn in het uitvoeren van de bedrijfsprocessen.

Volgend artikel: Leverbetrouwbaarheid in de keten